MAKALAH SIM

TUGAS

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Dosen: Dr. Ir. H. Sumirin, MS.

PENGEMBANGAN E-PROCUREMENT:

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PADA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DI KABUPATEN DEMAK

‘

Dibuat oleh:

WINY NURIKA YUWANTARI

MTS153110751

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK SIPIL

PROGRAM PASCASARJANA

UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG

2015

BAB I

PENDAHULUAN

I.1     Latar Belakang

Pengadaan barang atau jasa pemerintah merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan publik, di mana pemerintah memberikan kesempatan kepada masyarakat yang memiliki badan usaha untuk dapat berkesempatan mengikuti kegiatan pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh pemerintah sesuai dengan jenis badan usaha yang dimilikinya. Pemerintah dalam hal ini bisa disebut sebagai customer yang membutuhkan suatu barang atau jasa dari pihak penyedia barang atau jasa yang kita sebut sebagai supplier. Peran pemerintah sebagai customer tentunya membutuhkan suatu barang atau jasa dengan memperhatikan beberapa atribut utama, seperti harga yang kompetitif, barang yang berkualitas tinggi, pelayanan yang bagus, garansi atau layanan purna jual yang baik, reputasi perusahaan yang bagus, bahkan kondisi keuangan perusahaan juga perlu diketahui.

Pada awalnya, pengadaan barang atau jasa bagi pemerintah dilakukan secara konvensional. Penyebaran informasi akan kebutuhan barang dan jasa terbatas hanya melalui pihak-pihak tertentu seperti referensi atau  penyedia barang dan jasa yang sebelumnya sudah pernah mengikuti kegiatan tersebut. Kelemahan pada sistem konvensional ini adalah sulitnya menemukan pihak penyedia barang dan jasa sehingga proses pengambilan keputusan pemenang membutuhkkan waktu yang lama. Selain itu penyebaran informasi terbatas menyebabkan proses tender terkesan lebih tertutup, sehingga rentan akan berbagai praktek kecurangan seperti, adanya peluang menang besar bagi pemain-pemain lama karena mereka sudah mengerti bagaimana cara kerja dalam proses pengadaan barang dan jasa, terjadinya suap, kolusi dan nepotisme. Adanya berbagai macam permasalahan dalam sistem konvensional ini akan berdampak pada rendahnya pelayanan publik pada instansi pemerintahan.

Saat ini telah diterapkan pengadaan barang dan jasa pemerintah secara elektronik yang disebut dengan e-procuremet. Seluruh kegiatan pengadaan barang dan jasa pada e-procurement dilakukan melalui media elektronik, yaitu melalui website pada internet. Tujuannya adalah meningkatkan transparansi dan keterbukaan dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah, meningkatkan persaingan yang sehat dalam rangka penyediaan pelayanan publik dan penyelenggaraan pemerintahan, meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah. 

Kabupaten Demak merupakan salah satu pemerintah daerah yang sudah melaksanakan sistem pengadaan barang atau jasa melalui e-procurement yaitu website Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) dengan alamat lpse.demakkab.go.id LPSE sendiri merupakan salah satu bentuk e-commerce, dimana kegiatan perdagangan dilakukan dengan mekanisme elektronik menggunakan media internet. Dengan demikian dapat menghilangkan proses manual yang menyita waktu serta membutuhkan biaya yang cukup besar.  Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang digunakan adalah SPSE versi. 3.5.0 dan SPSE versi 4.0.

I.2     Perumusan Masalah

Membandingkan kinerja Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yaitu SPSE versi 3.5.0 dengan SPSE versi 4.0

I.3     Tujuan

Untuk mengetahui kinerja LPSE Kabupaten Demak lebih baik dengan menggunakan SPSE versi 3.5.0 atau dengan SPSE versi 4.0

BAB II

LANDASAN TEORI

II.1.     E-Commerce

Secara umum, dapat dikatakan bahwa Electronic Commerce (e-commerce) adalah sistem perdagangan yang menggunakan mekanisme elektronik yang ada di jaringan internet. Sejarah perkembangan e-commerce diawali dengan pengiriman dokumen pemesanan pembelian dan tagihan atas pembelian melalui media elektronik. Dalam sebuah transaksi komersial kemudian berkembang menjadi suatu media yang disebut perdagangan global pada tahun 1994, yang meliputi semua kegiatan jual beli dimana telah menggunakan piranti khusus yang menjamin kerahasiaan transaksi jual beli. Kematangan tahap ini terjadi pada awal tahun 2000 yang ditandai dengan adanya penggunaan secara masal para pebisnis di Amerika dan Eropa.

Dalam penggunaan teknologi e-commerce, kita dapat membagi beberapa kategori lagi yang bisa disebut sebagai potential buyer. Kategori-kategori tersebut adalah

1.    Business to Employee (B2E). Dalam B2E ini, suatu organisasi memanfaatkan e-commerce secara internal dan hanya ditujukan untuk melayani pembelian para karyawannya saja. Perusahaan mengijinkan karyawan untuk mengelola benefit, melakukan pembelian bahan baku dan material secara internal. Dewasa ini banyak perusahaan memanfaatkan e-commerce sebagai sarana untuk menyediakan kebutuhan-kebutuhan bagi karyawan dengan harga yang murah.

2.    E-government. Dengan menggunakan teknologi internet, pemerintah dapat menyampaikan informasi layanan masyarakat dan rekan bisnis dan pengadaan barang atau jasa secara digital. E-government dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam penyampaian informasi.

II.2.     E-Government

Secara konseptual, konsep dasar dari e-Government sebenarnya adalah bagaimana memberikan pelayanan melalui elektronik (e-service), seperti melalui internet, jaringan telepon seluler dan komputer, serta multimedia. Melalui pengembangan e-Gov ini, maka sejalan dengan itu dilakukan pula penataan system manajemen informasi dan proses pelayanan publik dan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. (Rusli, 2004)

Adapun ruang lingkup dari e-Gov ini adalah mencakup interaksi antara pemerintah dan masyarakat (G2C-government to citizens), pemerintah dan perusahaan bisnis (G2B-government to business enterprises) dan hubungan antar pemerintah (G2G-inter-agency relationship). Sementara itu, Forman memberikan defenisi e-government secara lebih spesifik lagi yakni penggunaan teknologi digital untuk mentransformasi kegiatan-kegiatan pemerintah yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi penyampaian layanan. Dari defenisi yang dikemukakan oleh Forman tadi bermakna bahwa penyampaian layanan melalui teknologi digital dapat memberikan tingkat efisiensi dan efektivitas pekerjaan pemerintah yang lebih baik. Efisiensi dalam hal ini baik dari segi waktu, biaya, maupun tenaga.  (Forman, 2005)

II.3.     E-Procurement

E-Procurement merupakan bagian dari e-bisnis dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut.

Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan atau suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian  secara elektronik yaitu pengadaan barang dan jasa. Proses procurement melibatkan dua pelaku bisnis, yaitu pembeli dan penyedia barang atau jasa yang bisa disebut sebagai pemasok. Pembeli dapat menjalin hubungan dengan beberapa pemasok yang menyediakan barang atau jasa sejenis ataupun berbeda.

II.4.     Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)

SPSE merupakan aplikasi e-procurement yang dikembangkan oleh Direktorat e-Procurement - LKPP untuk digunakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) di seluruh Kementerian/Lembaga/Daerah/lnstitusi lainnya (K/L/D/I). Aplikasi ini dikembangkan dengan semangat efisiensi nasional sehingga tidak memerlukan biaya lisensi, baik lisensi SPSE itu sendiri maupun perangkat lunak pendukungnya.

II.5.     Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa (LKPP)

LKPP merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden dan dibentuk berdasarkan Perpres No 106 tahun 2007. LKPP merupakan lembaga pemerintah satu-satunya yang mempunyai tugas melaksanakan pengembangan dan perumusan kebijakan pengadaan barang/jasa Pemerintah, dan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya LKPP dikoordinasikan oleh Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional.

II.6.     Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)

LPSE adalah unit kerja yang dibentuk di seluruh Kementerian/Lembaga/ Daerah/lnstitusi lainnya (K/L/D/I) untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik serta memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik. ULP/Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak membentuk LPSE dapat menggunakan fasilitas LPSE yang terdekat dengan tempat kedudukannya untuk melaksanakan pengadaan secara elektronik. Selain memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik LPSE juga melayani registrasi penyedia barang dan jasa yang berdomisili di wilayah kerja LPSE yang bersangkutan.

(LKPP, 2006)

II.7.     Unit Layanan Pengadaan (ULP)

ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang/jasa di Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi lainnya yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.

Kelompok Kerja ULP selanjutnya disebut Pokja ULP adalah kelompok kerja yang berjumlah gasal, beranggotakan paling kurang 3 (tiga) orang dan dapat ditambah sesuai dengan kompleksitas pekerjaan, yang bertugas untuk melaksanakan pemilihan penyedia pengadaan barang/jasa di K/L/D/I.

BAB III

PEMBAHASAN

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan, kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan (preparation, selection, execution, securities). Seluruh kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berbasis Teknologi Informasi dari mulai perencanaan kebutuhan hingga selesainya perolehan barang/jasa.

Gambar 3.1

Evolusi LPSE Nasional

Pada gambar di atas terlihat bahwa LPSE Nasional dari awal didirikan telah mengalami perkembangan atau mengalami evolusi menjadi semakin besar. Tahapan Pelaksanaan E-Procurement, diketahui bahwa sistem ini telah diujicobakan sejak tahun 2002 kemudian berkembang sampai dengan tahun 2005. Pada tahun 2008 dilakukan uji coba Semi E-Procurement yang dilaksanakan di Pulau Jawa dan 15 Provinsi lainnya (Sumut, Sumbar, Sumsel, Kaltim, Sulsel, Gorontalo, Bali, NAD, Riau, Jambi, Bengkulu, Lampung, Kalsel, Sulut , NTB) yang berlanjut sampai dengan tahun 2010. Sistem Semi E-Procurement plus yang dilaksanakan pada tahun 2010 merupakan sistem pengadaan barang dan jasa gabungan, yaitu melakukan lelang elektronik dan konvensional secara bersamaan. Hal ini dilaksanakan pada tahun 2010, ketika aplikasi E-Procurement masih belum mengalami penyempurnaan. Pada tahun 2011, mulailah diberlakukan Full E-procurement di 24 provinsi hingga tahun 2012 sistem pengadaan barang dan jasa Full E-Procurement telah diterapkan di 33 provinsi di Indonesia.

Dibawah ini adalah tabel mengenai deskripsi pengadaan barang/jasa pemerintah secara konvensional dan e-procurement.

Tabel 3.1. Perbedaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara

konvensional dengan e-procurement

No.	Tahapan	Konvensional	Elektronik
1.	Pembuatan user ID dan password untuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa (PPBJ)	Tidak Ada	Panitia PBJ mengajukan pembuatan user ID dan password kepada admin agency
2.	Penyusunan jadwal dan Dokumen Pengadaan	Jadwal yang telah disusun oleh PPBJ disampaikan kepada PPK, Dokumen Pengadaan juga disampaikan kepada PPK untuk ditandatangani PPK	Jadwal dan Dokumen Pengadaan yang telah disusun oleh PPBJ, disampaikan kepada PPK agar disetujui PPK, melalui komunikasi online
3.	Penetapan HPS	Dilakukan oleh PPBJ	Dilakukan oleh PPK
4.	Pengumuman Pelelangan	Melalui website instansi dan media cetak	Melalui website instansi, aplikasi SPSE, dan Portal Pengadaan Nasional
5.	Pendaftaran Lelang  dan Pengambilan Dokumen Pengadaan oleh peserta lelang	Datang langsung (tatap muka)	Pendaftaran melalui aplikasi SPSE Dokumen Pengadaan dapat di-download melalui aplikasi SPSE
6.	Penjelasan pekerjaan (aanwijzing) dan Pengambilan Berita Acara aanwijzing	Datang langsung (tatap muka)	Melalui komunikasi/tanya jawab online pada aplikasi SPSE. Berita Acara aanwijzing dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE
7.	Pengambilan Perubahan Dokumen Pengadaan/Adendum (jika ada) oleh peserta lelang	Datang langsung (tatap muka)	Dapat di-download melalui aplikasi SPSE
8.	Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran	Datang langsung (tatap muka)	Berbentuk dokumen elektronik yang disandikan (encrypt) dan dikirim (upload) melalui aplikasi SPSE dan dibuka (decrypt) secara elektronik
9.	Pengambilan Berita Acara Evaluasi Penawaran oleh peserta lelang	Datang langsung (tatap muka)	Dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE
10.	Pengambilan Berita Acara Hasil Pelelangan oleh peserta lelang	Datang langsung (tatap muka)	Dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE
11.	Pengumuman Pemenang Lelang	Media pengumuman kantor serta dikirimkan juga melalui faks kepada seluruh peserta lelang	Melalui website instansi dan aplikasi SPSE serta dikirimkan juga melalui e-mail kepada seluruh peserta lelang
12.	Sanggah Hasil Lelang	Datang langsung (tatap muka) atau surat menyurat	Melalui komunikasi online atau mengirim file sanggahan melalui aplikasi SPSE

 

 Gambar 3.2

Evolusi SPSE

SPSE atau Sistem Pelelangan Secara Elektronik adalah aplikasi yang digunakan untuk e-tendering. Berikut beberapa perubahan fitur SPSE versi 4.0 dengan SPSE yang saat ini digunakan yaitu SPSE versi 3.5.0 antara lain:

1.    Pembuatan paket

·       sudah terasosiasi dengan e–RUP

·       Dokumen lelang dibuat secara elektronik melalui aplikasi SPSE

·       Syarat penawaran sudah tersedia (terperinci) pada aplikasi

2.    Pemasukan dokumen penawaran

·       Proses enkripsi dilakukan oleh sistem

·       Penawaran dikirim dengan mengisi form atau upload dokumen malalui APENDO

3.    Pembukaan dokumen penawaran

·       Menggunakan APENDO versi 4

·       Proses deskripsi file penawaran dilakukan oleh sistem

·       Harga penawaran peserta akan tampil otomatis di aplikasi

4.    Proses evaluasi

·       evaluasi kualifikasi sudah menggunakan Vendor Management System

·       pada proses evaluasi harga, koreksi aritmatik dilakukan secara otomatis oleh aplikasi

·       Aplikasi SPSE sudah menginformasikan secara terperinci hasil evaluasi

5.    Berita Acara dan SPPBJ

·       berita acara dan SPPBJ dibuat (digenerate) melalui aplikasi

6.    Kontrak dan pelaksanaan kontrak

·       pembuatan dan manjemen pelaksanaan kontrak dapat dilakukan dengan menggunakan e-kontrak

·       aplikasi e-kontrak: generate dokumen kontrak, dokumentasi pelaksanaan kontrak, berita acara digenerate melalui aplikasi

Tabel 3.2. Perbedaan SPSE Ver. 3.5.0  dan Versi 4.0

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa. Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu,  proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini  juga dapat lebih  menjamin tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Pelaksanaan pengadaan secara elektronik (e-procurement) saat ini menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5.0 Namun seiring dengan berkembangnya tantangan dalam hal pengadaan Barang dan Jasa melalui sistem elektronik maka saat ini SPSE 3.5.0 dianggap tidak relevan lagi. Untuk itu, LKPP melakukan penyempurnaan dengan meluncurkan SPSE Versi 4.0 Banyak pengembangan yang dilakukan pada versi 4.0. ini. Dari sisi teknis, penyedia tidak lagi direpotkan dengan mengunggah dokumen penawaran administrasi, mengunduh dokumen pengadaan, menunggu jawaban Pokja ULP saat penjelasan pekerjaan, atau harga penawaran yang tidak tampil pada sistem. Masih banyak lagi fitur baru lainnya yang terdapat pada fitur SPSE Versi .4.0 yang tidak terdapat di SPSE versi 3.5.0

Gambar 3.3

Tampilan Halaman LPSE

SPSE versi 4.0 adalah penyempurna dari versi 3.5.0 dan kebawahnya. Jadi kelebihan Fitur SPSE versi 4.0 dengan versi. 3.5.0 adalah dengan deskripsi sebagai berikut :

1.    Interkoneksi dengan Sistem Lain seperti interkoneksi dengan Direktorat Jendral Pajak,  interkoneksi dengan SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara), interkoneksi dengan E-Government Pemerintah Daerah pilot project dengan Pemkot.

2.    Teknologi Clustering yaitu Sistem yang memungkinkan 2 server atau lebih bekerja secara     bersamaan jika satu server mati maka server yang lain akan menggantikan.

3.    Data warehouse merupakan pengembangan lanjutan smartreport, LKPP mengambil data-data terkait pengadaan dari semua LPSE dan dimasukkan ke DW, DW dapat digunakan untuk monitoring dan evaluasi pengadaan.

4.    Konsolidasi Data meliputi :

o   Kodifikasi satuan kerja

o   Verifikasi kode anggaran

o   Verifikasi NPWP

o   Klasifikasi paket berdasarkan jenis pekerjaan

o   Pengisian lokasi pekerjaan

5.   Penerapan OSD (Otoritas Sertifikat Digital) Setiap penyedia, panitia, ULP, PPK, akan mendapat sertifikat digital, Sertifikat dikeluarkan oleh Lembaga Sandi Negara, Setiap dokumen pengadaan maupun dokumen penawaran akan memiliki tanda tangan digital.

BAB IV

PENUTUP

            Pengembangan e-procurement di Kabupaten Demak dengan menggunakan Sistem Pengadaan 

Secara Elektronik (SPSE) versi 3.5 selama ini telah menunjukkan kinerja yang cukup baik tetapi dengan SPSE versi 4.0 ini yang merupakan pnyempurna dari versi SPSE sebelumnya kinerja dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menjadi semakin baik. Karena dengan SPSE versi 4.0 kinerja aplikasi meningkat sehingga membuat pengembangan dan perbaikan menjadi lebih cepat.

REFERENSI

Forman, M. A. (2005), E-government: Using IT to Transform the Effectiveness and Efficiency of   Government.

Hermawan, (2014), Pengenalan Aplikasi SPSE Versi 4.0, LPSE LKPP Jakarta

LKPP. (2006), Tentang Kami. Retrieved from LPSE LKPP: http://lpse.lkpp.go.id/eproc/tentangkami

Rusli, A. (2004), Telematika Indonesia: Kebijakan dan Perkembangan. . Jakarta: Tim Koordinasi                    Telematika Indonesia Kementrian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia.

Wibisono, Bob, et.al (2015), Review Pengembangan E-Procurement: Layanan Pengadaan Secara                  Elektronik, Binus University Jakarta.