TUGAS
SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN
Dosen: Dr. Ir. H. Sumirin, MS.
PENGEMBANGAN E-PROCUREMENT:
LAYANAN PENGADAAN
SECARA ELEKTRONIK PADA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
DI KABUPATEN DEMAK
‘
Dibuat oleh:
WINY NURIKA
YUWANTARI
MTS153110751
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNIK SIPIL
PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS ISLAM SULTAN AGUNG
2015
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Pengadaan barang atau jasa pemerintah merupakan salah satu kegiatan yang
dilakukan pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan publik, di mana pemerintah
memberikan kesempatan kepada masyarakat yang memiliki badan usaha untuk dapat
berkesempatan mengikuti kegiatan pengadaan barang dan jasa yang diadakan oleh
pemerintah sesuai dengan jenis badan usaha yang dimilikinya. Pemerintah dalam
hal ini bisa disebut sebagai customer
yang membutuhkan suatu barang atau jasa dari pihak penyedia barang atau jasa
yang kita sebut sebagai supplier.
Peran pemerintah sebagai customer tentunya membutuhkan suatu barang atau jasa
dengan memperhatikan beberapa atribut utama, seperti harga yang kompetitif,
barang yang berkualitas tinggi, pelayanan yang bagus, garansi atau layanan
purna jual yang baik, reputasi perusahaan yang bagus, bahkan kondisi keuangan
perusahaan juga perlu diketahui.
Pada awalnya, pengadaan barang atau jasa bagi pemerintah dilakukan
secara konvensional. Penyebaran informasi akan kebutuhan barang dan jasa
terbatas hanya melalui pihak-pihak tertentu seperti referensi atau penyedia barang dan jasa yang sebelumnya
sudah pernah mengikuti kegiatan tersebut. Kelemahan pada sistem konvensional
ini adalah sulitnya menemukan pihak penyedia barang dan jasa sehingga proses
pengambilan keputusan pemenang membutuhkkan waktu yang lama. Selain itu
penyebaran informasi terbatas menyebabkan proses tender terkesan lebih tertutup, sehingga rentan akan berbagai
praktek kecurangan seperti, adanya peluang menang besar bagi pemain-pemain lama
karena mereka sudah mengerti bagaimana cara kerja dalam proses pengadaan barang
dan jasa, terjadinya suap, kolusi dan nepotisme. Adanya berbagai macam
permasalahan dalam sistem konvensional ini akan berdampak pada rendahnya
pelayanan publik pada instansi pemerintahan.
Saat ini telah diterapkan pengadaan barang dan jasa pemerintah secara
elektronik yang disebut dengan e-procuremet. Seluruh kegiatan pengadaan
barang dan jasa pada e-procurement dilakukan melalui media elektronik,
yaitu melalui website pada internet. Tujuannya adalah meningkatkan transparansi
dan keterbukaan dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah, meningkatkan
persaingan yang sehat dalam rangka penyediaan pelayanan publik dan
penyelenggaraan pemerintahan, meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam
pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Kabupaten Demak merupakan salah satu pemerintah daerah yang sudah
melaksanakan sistem pengadaan barang atau jasa melalui e-procurement yaitu website Layanan Pengadaan Secara Elektronik
(LPSE) dengan alamat lpse.demakkab.go.id LPSE sendiri merupakan salah satu bentuk e-commerce, dimana kegiatan perdagangan dilakukan dengan mekanisme
elektronik menggunakan media internet. Dengan demikian dapat menghilangkan
proses manual yang menyita waktu serta membutuhkan biaya yang cukup besar. Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE)
yang digunakan adalah SPSE versi. 3.5.0 dan SPSE versi 4.0.
I.2 Perumusan Masalah
Membandingkan kinerja Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yaitu
SPSE versi 3.5.0 dengan SPSE versi 4.0
I.3 Tujuan
Untuk mengetahui kinerja LPSE Kabupaten Demak lebih
baik dengan menggunakan SPSE versi 3.5.0 atau dengan SPSE versi 4.0
BAB II
LANDASAN TEORI
II.1. E-Commerce
Secara umum, dapat dikatakan bahwa Electronic
Commerce (e-commerce) adalah sistem perdagangan yang menggunakan mekanisme
elektronik yang ada di jaringan internet.
Sejarah perkembangan e-commerce
diawali dengan pengiriman dokumen pemesanan pembelian dan tagihan atas
pembelian melalui media elektronik. Dalam sebuah transaksi komersial kemudian
berkembang menjadi suatu media yang disebut perdagangan global pada tahun 1994,
yang meliputi semua kegiatan jual beli dimana telah menggunakan piranti khusus
yang menjamin kerahasiaan transaksi jual beli. Kematangan tahap ini terjadi
pada awal tahun 2000 yang ditandai dengan adanya penggunaan secara masal para
pebisnis di Amerika dan Eropa.
Dalam penggunaan teknologi e-commerce,
kita dapat membagi beberapa kategori lagi yang bisa disebut sebagai potential
buyer. Kategori-kategori tersebut adalah
1. Business to Employee (B2E). Dalam B2E ini, suatu organisasi memanfaatkan e-commerce secara internal dan hanya ditujukan untuk melayani
pembelian para karyawannya saja. Perusahaan mengijinkan karyawan untuk
mengelola benefit, melakukan pembelian bahan baku dan material secara internal.
Dewasa ini banyak perusahaan memanfaatkan e-commerce
sebagai sarana untuk menyediakan kebutuhan-kebutuhan bagi karyawan dengan harga
yang murah.
2. E-government. Dengan
menggunakan teknologi internet, pemerintah dapat menyampaikan informasi layanan
masyarakat dan rekan bisnis dan pengadaan barang atau jasa secara digital. E-government dapat meningkatkan
efisiensi dan efektivitas dalam penyampaian informasi.
II.2. E-Government
Secara konseptual, konsep dasar dari e-Government
sebenarnya adalah bagaimana memberikan pelayanan melalui elektronik (e-service), seperti melalui internet,
jaringan telepon seluler dan komputer, serta multimedia. Melalui pengembangan e-Gov ini, maka sejalan dengan itu
dilakukan pula penataan system manajemen informasi dan proses pelayanan publik
dan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. (Rusli, 2004)
Adapun ruang lingkup dari e-Gov ini adalah mencakup interaksi antara
pemerintah dan masyarakat (G2C-government
to citizens), pemerintah dan perusahaan bisnis (G2B-government to business enterprises) dan hubungan antar pemerintah
(G2G-inter-agency relationship).
Sementara itu, Forman memberikan defenisi e-government secara lebih spesifik
lagi yakni penggunaan teknologi digital untuk mentransformasi kegiatan-kegiatan
pemerintah yang bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
penyampaian layanan. Dari defenisi yang dikemukakan oleh Forman tadi bermakna
bahwa penyampaian layanan melalui teknologi digital dapat memberikan tingkat
efisiensi dan efektivitas pekerjaan pemerintah yang lebih baik. Efisiensi dalam
hal ini baik dari segi waktu, biaya, maupun tenaga. (Forman, 2005)
II.3. E-Procurement
E-Procurement merupakan bagian dari e-bisnis
dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang
dioptimalkan dalam sebuah perusahaan. E-procurement
tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi
negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak
dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan
elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang
berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses
tersebut.
Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi
manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur
pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan atau suplai.
Sedangkan procurement system adalah
sistem perangkat lunak untuk pembelian
secara elektronik yaitu pengadaan barang dan jasa. Proses procurement
melibatkan dua pelaku bisnis, yaitu pembeli dan penyedia barang atau jasa yang
bisa disebut sebagai pemasok. Pembeli dapat menjalin hubungan dengan beberapa
pemasok yang menyediakan barang atau jasa sejenis ataupun berbeda.
II.4. Sistem Pengadaan Secara
Elektronik (SPSE)
SPSE merupakan aplikasi e-procurement yang dikembangkan oleh Direktorat
e-Procurement - LKPP untuk digunakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik
(LPSE) di seluruh Kementerian/Lembaga/Daerah/lnstitusi lainnya (K/L/D/I).
Aplikasi ini dikembangkan dengan semangat efisiensi nasional sehingga tidak
memerlukan biaya lisensi, baik lisensi SPSE itu sendiri maupun perangkat lunak
pendukungnya.
II.5. Lembaga Kebijakan
Pengadaan Barang/Jasa (LKPP)
LKPP merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berada di bawah
dan bertanggung jawab kepada Presiden dan dibentuk berdasarkan Perpres No 106
tahun 2007. LKPP merupakan lembaga pemerintah satu-satunya yang mempunyai tugas
melaksanakan pengembangan dan perumusan kebijakan pengadaan barang/jasa
Pemerintah, dan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya LKPP dikoordinasikan
oleh Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional.
II.6. Layanan Pengadaan Secara
Elektronik (LPSE)
LPSE adalah unit kerja yang dibentuk di seluruh Kementerian/Lembaga/
Daerah/lnstitusi lainnya (K/L/D/I) untuk menyelenggarakan sistem pelayanan
pengadaan barang/jasa secara elektronik serta memfasilitasi ULP/Pejabat
Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik.
ULP/Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak
membentuk LPSE dapat menggunakan fasilitas LPSE yang terdekat dengan tempat
kedudukannya untuk melaksanakan pengadaan secara elektronik. Selain
memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa
secara elektronik LPSE juga melayani registrasi penyedia barang dan jasa yang
berdomisili di wilayah kerja LPSE yang bersangkutan.
(LKPP, 2006)
II.7. Unit Layanan Pengadaan (ULP)
ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan
pengadaan barang/jasa di Kementerian/Lembaga/Daerah/Institusi lainnya yang
bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.
Kelompok Kerja ULP selanjutnya disebut Pokja ULP adalah kelompok kerja
yang berjumlah gasal, beranggotakan paling kurang 3 (tiga) orang dan dapat
ditambah sesuai dengan kompleksitas pekerjaan, yang bertugas untuk melaksanakan
pemilihan penyedia pengadaan barang/jasa di K/L/D/I.
BAB III
PEMBAHASAN
Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa yang prosesnya dimulai
dari perencanaan, kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan (preparation,
selection, execution, securities). Seluruh kegiatan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah berbasis Teknologi Informasi dari mulai perencanaan kebutuhan hingga
selesainya perolehan barang/jasa.
Gambar 3.1
Evolusi LPSE
Nasional
Pada gambar di
atas terlihat bahwa LPSE Nasional dari awal didirikan telah mengalami perkembangan
atau mengalami evolusi menjadi semakin besar. Tahapan Pelaksanaan E-Procurement, diketahui bahwa sistem ini telah
diujicobakan sejak tahun 2002 kemudian berkembang sampai dengan tahun 2005.
Pada tahun 2008 dilakukan uji coba Semi E-Procurement yang dilaksanakan di Pulau Jawa dan 15 Provinsi
lainnya (Sumut, Sumbar, Sumsel, Kaltim, Sulsel, Gorontalo, Bali, NAD, Riau,
Jambi, Bengkulu, Lampung, Kalsel, Sulut , NTB) yang berlanjut sampai dengan
tahun 2010. Sistem Semi
E-Procurement plus yang dilaksanakan pada tahun 2010 merupakan sistem
pengadaan barang dan jasa gabungan, yaitu melakukan lelang elektronik dan konvensional
secara bersamaan. Hal ini dilaksanakan pada tahun 2010, ketika aplikasi E-Procurement masih belum mengalami penyempurnaan.
Pada tahun 2011, mulailah diberlakukan Full E-procurement di 24 provinsi hingga tahun 2012 sistem pengadaan
barang dan jasa Full E-Procurement
telah
diterapkan di 33 provinsi di Indonesia.
Dibawah ini adalah
tabel mengenai deskripsi pengadaan barang/jasa pemerintah secara konvensional
dan e-procurement.
Tabel 3.1.
Perbedaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara
konvensional
dengan e-procurement
No.
|
Tahapan
|
Konvensional
|
Elektronik
|
1.
|
Pembuatan user ID dan password untuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa (PPBJ)
|
Tidak Ada
|
Panitia PBJ mengajukan pembuatan user ID dan password kepada admin agency
|
2.
|
Penyusunan jadwal dan Dokumen Pengadaan
|
Jadwal yang telah disusun oleh PPBJ disampaikan kepada PPK, Dokumen
Pengadaan juga disampaikan kepada PPK untuk ditandatangani PPK
|
Jadwal dan Dokumen Pengadaan yang telah disusun oleh PPBJ, disampaikan
kepada PPK agar disetujui PPK, melalui komunikasi online
|
3.
|
Penetapan HPS
|
Dilakukan oleh PPBJ
|
Dilakukan oleh PPK
|
4.
|
Pengumuman Pelelangan
|
Melalui website instansi dan media cetak
|
Melalui website instansi, aplikasi SPSE, dan Portal Pengadaan Nasional
|
5.
|
Pendaftaran Lelang dan Pengambilan Dokumen Pengadaan oleh peserta
lelang
|
Datang langsung (tatap muka)
|
Pendaftaran melalui aplikasi SPSE
Dokumen Pengadaan dapat di-download melalui aplikasi SPSE
|
6.
|
Penjelasan pekerjaan (aanwijzing) dan Pengambilan Berita Acara aanwijzing
|
Datang langsung (tatap muka)
|
Melalui komunikasi/tanya jawab online pada aplikasi SPSE.
Berita Acara aanwijzing dapat di-download melalui website instansi dan
aplikasi SPSE
|
7.
|
Pengambilan Perubahan Dokumen Pengadaan/Adendum (jika ada) oleh peserta
lelang
|
Datang langsung (tatap muka)
|
Dapat di-download melalui aplikasi SPSE
|
8.
|
Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran
|
Datang langsung (tatap muka)
|
Berbentuk dokumen elektronik yang disandikan (encrypt) dan dikirim
(upload) melalui aplikasi SPSE dan dibuka (decrypt) secara elektronik
|
9.
|
Pengambilan Berita Acara Evaluasi Penawaran oleh peserta lelang
|
Datang langsung (tatap muka)
|
Dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE
|
10.
|
Pengambilan Berita Acara Hasil Pelelangan oleh peserta lelang
|
Datang langsung (tatap muka)
|
Dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE
|
11.
|
Pengumuman Pemenang Lelang
|
Media pengumuman kantor serta dikirimkan juga melalui faks kepada seluruh
peserta lelang
|
Melalui website instansi dan aplikasi SPSE serta dikirimkan juga melalui
e-mail kepada seluruh peserta lelang
|
12.
|
Sanggah Hasil Lelang
|
Datang langsung (tatap muka) atau surat menyurat
|
Melalui komunikasi online atau mengirim file sanggahan melalui aplikasi
SPSE
|
Gambar 3.2
Evolusi
SPSE
SPSE atau Sistem
Pelelangan Secara Elektronik adalah aplikasi yang digunakan untuk e-tendering. Berikut
beberapa perubahan fitur SPSE versi 4.0 dengan SPSE yang saat ini digunakan
yaitu SPSE versi 3.5.0 antara lain:
1. Pembuatan
paket
·
sudah
terasosiasi dengan e–RUP
·
Dokumen lelang
dibuat secara elektronik melalui aplikasi SPSE
·
Syarat penawaran
sudah tersedia (terperinci) pada aplikasi
2. Pemasukan
dokumen penawaran
·
Proses enkripsi
dilakukan oleh sistem
·
Penawaran
dikirim dengan mengisi form atau upload dokumen malalui APENDO
3. Pembukaan
dokumen penawaran
·
Menggunakan
APENDO versi 4
·
Proses deskripsi
file penawaran dilakukan oleh sistem
·
Harga penawaran
peserta akan tampil otomatis di aplikasi
4. Proses
evaluasi
·
evaluasi
kualifikasi sudah menggunakan Vendor Management System
·
pada proses
evaluasi harga, koreksi aritmatik dilakukan secara otomatis oleh aplikasi
·
Aplikasi SPSE
sudah menginformasikan secara terperinci hasil evaluasi
5. Berita
Acara dan SPPBJ
·
berita acara dan
SPPBJ dibuat (digenerate) melalui aplikasi
6. Kontrak
dan pelaksanaan kontrak
·
pembuatan dan
manjemen pelaksanaan kontrak dapat dilakukan dengan menggunakan e-kontrak
·
aplikasi
e-kontrak: generate dokumen kontrak, dokumentasi pelaksanaan kontrak, berita
acara digenerate melalui aplikasi
Tabel 3.2. Perbedaan SPSE Ver.
3.5.0 dan Versi 4.0
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif
merupakan salah satu bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan
negara. Salah satu perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan
Barang/Jasa. Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang
dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Proses Pengadaan
Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih meningkatkan dan
menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan akuntabilitas
dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin
tersedianya informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan
yang sehat dan terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku
usaha yang bergerak di bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Pelaksanaan pengadaan secara elektronik (e-procurement) saat ini
menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5.0
Namun seiring dengan berkembangnya tantangan dalam hal pengadaan Barang dan
Jasa melalui sistem elektronik maka saat ini SPSE 3.5.0 dianggap tidak relevan
lagi. Untuk itu, LKPP melakukan penyempurnaan dengan meluncurkan SPSE Versi 4.0
Banyak pengembangan yang dilakukan pada versi 4.0. ini. Dari sisi teknis,
penyedia tidak lagi direpotkan dengan mengunggah dokumen penawaran
administrasi, mengunduh dokumen pengadaan, menunggu jawaban Pokja ULP saat
penjelasan pekerjaan, atau harga penawaran yang tidak tampil pada sistem. Masih
banyak lagi fitur baru lainnya yang terdapat pada fitur SPSE Versi .4.0 yang
tidak terdapat di SPSE versi 3.5.0
Gambar 3.3
Tampilan Halaman LPSE
SPSE versi 4.0 adalah penyempurna dari versi 3.5.0 dan kebawahnya. Jadi kelebihan
Fitur SPSE versi 4.0 dengan versi. 3.5.0 adalah dengan deskripsi sebagai
berikut :
1.
Interkoneksi dengan
Sistem Lain seperti interkoneksi dengan Direktorat Jendral Pajak, interkoneksi dengan SPAN (Sistem Perbendaharaan dan Anggaran
Negara), interkoneksi dengan E-Government Pemerintah Daerah pilot project
dengan Pemkot.
2.
Teknologi Clustering
yaitu Sistem yang memungkinkan 2 server atau lebih bekerja
secara bersamaan jika satu server mati
maka server yang lain akan menggantikan.
3.
Data warehouse
merupakan pengembangan lanjutan smartreport, LKPP mengambil data-data terkait
pengadaan dari semua LPSE dan dimasukkan ke DW, DW dapat digunakan untuk
monitoring dan evaluasi pengadaan.
4.
Konsolidasi Data
meliputi :
o Kodifikasi satuan kerja
o Verifikasi kode anggaran
o Verifikasi NPWP
o Klasifikasi paket berdasarkan jenis pekerjaan
o Pengisian lokasi pekerjaan
5. Penerapan
OSD (Otoritas Sertifikat Digital) Setiap penyedia, panitia, ULP, PPK, akan
mendapat sertifikat digital, Sertifikat dikeluarkan oleh Lembaga Sandi Negara,
Setiap dokumen pengadaan maupun dokumen penawaran akan memiliki tanda tangan
digital.
BAB IV
PENUTUP
Pengembangan e-procurement di Kabupaten
Demak dengan menggunakan Sistem Pengadaan
Secara Elektronik (SPSE) versi 3.5
selama ini telah menunjukkan kinerja yang cukup baik tetapi dengan SPSE versi
4.0 ini yang merupakan pnyempurna dari versi SPSE sebelumnya kinerja dalam
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menjadi semakin baik. Karena dengan SPSE versi
4.0 kinerja aplikasi meningkat sehingga membuat pengembangan dan perbaikan
menjadi lebih cepat.
REFERENSI
Forman, M. A. (2005), E-government:
Using IT to Transform the Effectiveness and Efficiency of Government.
Hermawan, (2014), Pengenalan
Aplikasi SPSE Versi 4.0, LPSE LKPP Jakarta
LKPP. (2006), Tentang Kami.
Retrieved from LPSE LKPP: http://lpse.lkpp.go.id/eproc/tentangkami
Rusli,
A. (2004), Telematika Indonesia: Kebijakan dan Perkembangan. . Jakarta:
Tim Koordinasi Telematika Indonesia Kementrian Komunikasi dan Informasi
Republik Indonesia.
Wibisono, Bob, et.al (2015), Review Pengembangan E-Procurement: Layanan Pengadaan Secara Elektronik, Binus
University Jakarta.
